隨著對外開放的日益擴大，國內(nèi)各地區(qū)、各行業(yè)都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區(qū)、企業(yè)，為擴大同海外的貿(mào)易與合作的機支，主動走出國門，參加海外展會或獨自在海外舉辦展覽的日多。這是一個可喜的現(xiàn)象。但是喜中有憂，不少參展單位在海外進行的展覽，往往歷經(jīng)坎坷，花費巨大，卻收效甚微。究其原因，當然有產(chǎn)品、市嘗包裝、價格、廣告和銷售網(wǎng)絡(luò)等多方面的問題，但是，展覽不能達到預(yù)定的展覽目標，卻大多出于展覽本身的組織實施問題了。經(jīng)如，事先對展覽會調(diào)查與市場調(diào)查不周，以至展覽會選擇不當，展覽品配置不對，或是運輸中對展品造成重大損壞等等。總之，歸集于缺乏對海外展覽實務(wù)的基本知識的經(jīng)驗。為此，本章將介紹關(guān)于國內(nèi)企業(yè)如何在海外辦展覽的基本知識。
第一章 海外展覽會的選擇與參加
從展覽分類中可以看到，雖然都名曰：博覽會或展覽會，但其中大有區(qū)別：展覽主題題不同，展出者的構(gòu)成不同，與會者、參觀者構(gòu)成不同，由此所構(gòu)成的目標市場不同，以及地域展在國的市場情況不同，這就需要企業(yè)從中選擇最能實現(xiàn)自己展出目標的展覽會。如果你為專門推銷某類商品尋求經(jīng)銷代理，恐怕參加相應(yīng)的專業(yè)性展覽會最適當；如果你要在某國推出本盛本市產(chǎn)品形象，那么，參加博覽會并獨設(shè)一館會有較大效果；如果你旨在試銷某些新產(chǎn)品，則可在展覽會上租用少量攤位，帶上交易員和產(chǎn)品專家進行面對面的接洽，定會有獲。切記一點的是，參加展覽不是面向社會大眾進行宣傳，而是為著實實在在的產(chǎn)品交易，因此，要把選擇展覽會，當作尋求產(chǎn)品目標市場一樣慎重從事。
事前盡可能多地了角展覽會資料，是作出正確抉擇的可靠保證，這些資料發(fā)全面而具體，方能反映出一上展覽會的特征與適用性。 參加某一國家地區(qū)的展覽決定一旦作出，那么，繼而還應(yīng)該注意些什么呢？
澳大利亞國際貿(mào)易發(fā)展中心為此提出了卓有見地的忠告：
1.展出前確定業(yè)務(wù)目標。為什么要辦展覽？是否需要尋找適銷市場和新客戶？是否想要介紹新產(chǎn)品或提供新的服務(wù)項目？是否需要選擇代理商或批發(fā)商？對辦合資企業(yè)是否感興趣？或者通過展覽來研究和開發(fā)市常
2.展前要仔細地選擇和研究銷售市場
3.確定參展商品。要知道，國外客戶關(guān)心的是最新或質(zhì)量最好的產(chǎn)品。所以不應(yīng)展出過時的產(chǎn)品。
4.充分做好展前的各項準備工作。
5.了解展覽會的全部具體要求。要清楚地知道展覽會的全部規(guī)則，展出時間，服務(wù)項目以及參展所需辦理的手續(xù)。
6.應(yīng)選派熟悉情況可以做主的人赴會。參展人員應(yīng)該了解公司的銷售意圖。如果展覽的產(chǎn)品是有關(guān)技術(shù)和儀器設(shè)備，還應(yīng)選派懂技術(shù)的工程師以解釋有關(guān)技術(shù)問題。
7.時間安排要寬裕。應(yīng)提前到會以確保展攤秩序井然，展品狀態(tài)良好。展覽結(jié)束良好。展覽結(jié)束以后，要有時間充分聽取意見。
8.應(yīng)把業(yè)務(wù)和禮節(jié)很好地兼顧起來。要為展攤配備足夠人員。
9.要重視廣告宣傳。展前及展期應(yīng)該出版有吸引力的商業(yè)期刊和報紙。
10.了解當?shù)亓曀住⒄骨耙煜ぎ數(shù)毓?jié)日假期，市場的季節(jié)性及消費者習慣等。
11.選擇理想的代理人。
12.寄送產(chǎn)品樣本。
13.要報出全部產(chǎn)品的價格，主要是CIF價。當然FOB價和CIF價在國際貿(mào)易中都很重要，但一般來說，F(xiàn)OB價用得較少。還要確定交貨期。
14.為國外用戶提供服務(wù)。
15.要用公制標出產(chǎn)品的規(guī)格。國際上通用的是公制。所以，出展以前，發(fā)準備好產(chǎn)品規(guī)格的公制數(shù)據(jù)。
16.越過語言障礙。最好參展人員也都學會一種外語。
17.關(guān)于資信和付款方式。首先，你應(yīng)了解國外代理人的資信，主可以通過銀行進行，也可以從咨詢公司得到。你還應(yīng)該了解有關(guān)保險，付款方式等方面的情況。
18.要保護專利權(quán)和商示權(quán)。如果你已取得專利中商標權(quán)，就應(yīng)該提前與你的專利代理人研究，如何使這種商標或?qū)＠诤Ｍ饫^續(xù)得到保護。世界上大多數(shù)國家都對專利或商標權(quán)給予保護。
需要提一下的是，決定是否參加一個商展，最重要的工作是研究要送展的產(chǎn)品在展覽會即將舉辦的國家或地區(qū)有無潛在市場，有沒有可能找到銷路千萬要記住，參加商展的主發(fā)目的是為了風吹草動該地區(qū)推銷產(chǎn)品。
如果你已經(jīng)決定參加商展，你就該著手作以下幾項工作了：
①了解這個商展覆蓋的地區(qū)有多大？
②同哪些類型的產(chǎn)品一同展覽，即展覽會是綜合性的還是專業(yè)性的？
③如果是國際性貿(mào)易展覽會，而不是專門的中國產(chǎn)品展覽會，那些將要參展的外國公司有哪些？是什么產(chǎn)品參展？
④展覽會預(yù)訂場地的費用、時間安排如何？
⑤你的產(chǎn)品若銷往該展覽舉辦地區(qū)或國家需交納什么樣的稅？稅會不會太高？
⑥你的產(chǎn)品的FDB價和CIF價分別是多少？
⑦出口到該市場，你的價格能否被接受，或是偏高了還是偏低了？（商業(yè)上講[一人錢一分貨]，有時產(chǎn)品質(zhì)量上乘，但若價格偏低，很可能會被懷疑質(zhì)量不好，所以偏低的價格也可能會影響產(chǎn)品銷路。）⑧你的產(chǎn)品否對許多行業(yè)有用處？或只對少數(shù)二、三個行業(yè)有用處？如果產(chǎn)品只是滿足幾家的特殊需要，最好采取直接賣給他們，沒有必要參加大規(guī)模的商展。
⑨如果收到訂單，履約有無困難？能否迅速組織到需要的貨源？在運輸、出口等許多方面是否需要預(yù)先作安排。
如果你決定參加商展，但是你的公司不是屬于國家批準的有外貿(mào)經(jīng)營權(quán)的公司，你就需要委托一家有權(quán)經(jīng)營外貿(mào)的公司，讓他們作為你的代理商為你安排產(chǎn)品參展事項以及代辦產(chǎn)品出口業(yè)務(wù)。另外，你還可能通過中國國際貿(mào)易促進委員會，這個機構(gòu)的總會設(shè)在北京，在全國各省都設(shè)有分會。中國國際貿(mào)易促進委員會設(shè)有專門的出國展覽部，負責組織國內(nèi)廠家的產(chǎn)品出國參加國際性商品展覽會或在國外組織專門的中國產(chǎn)品展覽會。
